对档案工作信息化建设的探讨__期刊目录网,论文

摘要：研究目的：随着现代化信息技术的发展和全球网络化的兴起，企业基本上实现了         办公自动化管理，代替了以往手续繁杂的办公行文、来往函件，这无疑为档案管理提出了更新更高的要求，本文将从几方面来和大家共同探讨

研究结论：首先要大力推广应用符合电子文件质量要求和归档管理规范的并能与档案管理无缝连接的“一档一体化”软件，实现办公自动化文件与档案管理的一体化，这样电子档案接收工作就很容易按照统一的格式进行数据转换，并与馆藏档案的数字化工作融为一体，与数字化档案目录相一致。

档案是企业活动的真实记录，是企业的宝贵财富。随着现代化信息技术的发展和全球网络化的兴起，各种信息存储和检索利用的传统地理界限已经被打破，办公自动化、网络化逐渐完善，企业基本上实现了办公自动化管理，代替了以往手续繁杂的办公行文、来往函件，绝大数日常工作都可以直接在计算机和网络上办理，文件从产生到处理结束几乎可以不使用纸和笔，这无疑为档案管理提出了更新更高的要求，企业档案管理模式从传统的档案载体保管、利用为重点向以传统档案载体数字化转变。当前如何认清档案信息化管理的现状，从而更好地推进加快档案信息化管理建设工作，本文将从以下几方面来和大家共同探讨。

一、档案管理信息化建设的必要性
??档案管理信息化指运用现代信息技术加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。档案管理信息化建没的基本内涵包括：档案信息的标准化建设，档案信息存储数字化和档案信息利用网络化，档案信息人才队伍的建设以及促进档案信息资料开发利用等等。档案信息化建设是一个信息数字化建设的过程，也是同一种信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程。在信息时代，档案管理信息化建设对推动企业发展具有十分重要的作用。

1、档案管理信息化是档案事业发展的必然要求
??面对档案工作的新形势，档案工作的外部条件和内部需求都在发生新的变化，在新时期，要适应档案工作的要求，必须冲破“接档案、管档案”的陈旧观念，调整档案工作的结构，使其与社会整体发展相协调、相一致。同时，档案管理信息化建设可以促进传统档案管理理念的转变，有利于新一代档案管理体制的建立和完善。
   2、档案管理信息化是提高工作效率，节约资源的必然要求
??传统档案工作，主要是利用人工对档案实体进行精细的收集、整理、保管、利用等，投入的人力大，是以手工劳动为主的管理模式，花费了大量的人力、物力，在信息技术和通讯技术高速发展的今天突显弊端。档案管理信息化不仅大大提高了档案的储存量，提高了工作效率，还有力地促进了节约型社会的建设。

二、制约档案管理信息化建设的主要因素分析
     1、文件载体的影响

多年来，由于受传统档案管理模式的影响，档案信息的载体主要是传统的纸质档案。传统的档案工作主要依靠手工操作，如：档案从收集、整理、鉴定、保管到咨询都有一整套紧密相关的工作流程，程序繁琐，手工劳动量大，而且案卷质量因人而异。又如，随着现代办公自动化的广泛应用，文件的载体结构发生了变化，纸质文件比例下降，光盘、移动盘、磁带等电子类介质的比例逐渐增加，数字的内容或信息不再依附于诸如纸张、胶片等介质。电子技术的发展、信息存取方式的变化，打破了时空的障碍，清除了地理的隔阂，促进了全球化进程。档案信息资源数量巨大，档案工作人员利用原始传统的手工检索，已难以适应日益增长的信息量。

?2、档案的本质属性的影响
??原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签名、单位盖章等等，都表现出真实的原始性，也正是档案的原始记录性才具有法律凭证作用。而在档案管理信息化中，档案多数以电子文档的形式存在，从起草、修改到印发都在计算机上进行，具有便于修改、便于复制特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。这就引发了电子文档的原始记录性和凭证作用如何确定的问题：电子文档能否作为档案，是否具有法律凭证作用等，便成为档案工作的新课题，是决定电子文档能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。
    3、 缺乏统一标准和规范，法律法规不完善
??档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。但目前的状况是：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足；计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境；档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。