浅析办公自动化文书立卷的改革及方法_论文网

　　浅析办公自动化文书立卷的改革及方法
　　国网北京经济技术研究院徐州勘测设计中心王新伟江苏徐州221005
　　内容提要:科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化，致使立卷非改革不可。改革方法是基于电子文件和纸质文件将长期并存的现实情况，以纸质文件管理来适应计算机电子文件的管理，简化手工劳动，提高工作效率，便于档案保管和利用，进一步快速有效地发挥档案的作用。
　　关键词:办公自动化;文书立卷;改革方法
　　传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而办公自动化，是指以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率。应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。办公自动化为人类社会进入知识经济时代，改变传统的办公手段与方式，收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。
　　办公自动化的结果，需要归档的文件产生了两大门类：电子文件和纸质文件。目前在我国，办公自动化尚未完全社会化，在相当长的一个阶段，电子文件和纸质文件将长期并存。尽管它们所记载的信息完全相同，根据需要还可以互为转换，但是由于载体不同，差异很大，存贮和获取信息的方式带有根本性的区别，因而在文件材料的归档上相互制约，相互影响，使几十年来我国传统的文件立卷归档的理论与实践受到了巨大冲击。从80年代末90年代初开始，一些计算机比较普及、工作效率高、节奏快的办公部门，率先对文件归档工作实行了改革。有的把电子文件与纸质文件对应归档，用计算机模拟人工立卷；有的简化人工立卷方法，采用单一的立薄卷的形式；有的干脆取消立卷，将文件散装在一个个卷盒中。在这几年的实践基础上，国家档案局下发了文书档案整理规则讨论稿，为文书立卷的改革提供了原则和基本思路。
　　办公自动化后，文件材料归档发生了一系列的变化，致使立卷非改革不可。
　　一、 归档载体的变化。
　　归档载体由原来单一的改变为目前同一归档文件既有纸质的又有电子的。由于电子文件的法律效力还没有彻底解决，因此，纸质文件仍然需要归档。在提供利用上电子文件要快速方便得多，且除非特殊需求，一般不需要再查看原件。因此，纸质文件的立卷归档被淡化，甚至显得多余而繁琐。
　　二、 归档含义发生变化。
　　由于电子文件归档存在着实物上的归档和概念上的归档，这样一来，归档的标志究竟是什么呢？办公自动化带来的真正意义上的文档一体化，使归档的含义需要重新解释。
　　三、 归档工作发生变化。
　　由于电子文件在利用上的优越性，使归档工作发生了根本性变化。集中表现在一改几十年来传统的立卷方式，文件不立卷、不装订，取消案卷直接以文件为保管单位集中保存在各个档案盒中。
　　文件与档案是既有联系又有区别的。从根本上讲，文件是随着工作活动自然产生的，而档案则是有意识、有目的、有选择地将办理完毕的文件集中保存起来，以备将来查考利