浅谈水利事业档案采用电子文件归档管理__集群智

 提  要  本文阐述了水利档案采用电子文件归档管理改革的必要性，对电子文件的认识、管理及电子化的进程进行了归纳与探讨，并针对水利档案管理的划定，归档提出了一些思路。
关键词  水利档案  电子文件  数据库    归档
随着我国社会主义计划经济体制转变为社会主义市场经济，并不断巩固和完善、办公自动化日益普及以及政府机构改革、政治体制改革的深入，原有的机关档案工作体制和办法逐渐显现出其不合时宜的方面，如：反映本机关归档范围条文表述可操作性不强，新型裁体档案的归档范围不明确，保存期限等等问题。机关档案工作改革势在必行。
    一、对电子文件的认识
    电子文件，在信息技术领域是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列，从社会生活的角度来认识，是人们在各种活动中使用电子计算机作为工具，产生的一类数字化形成的记录。
    近来在水利事业发展迅猛时期，加强水利事业档案包括水土保持、水政管理、防洪抗旱的信息、图表、资料等文件载体都将步人电子文件管理行列之中，它们都是形成全过程活动的记录。有参考利用价值，给我们带来了在管理概念、管理形式、管理方法上的挑战，使得档案部门不能不重视，并尽早介入电子文件的管理，以适应信息时代的要求，跟上社会发展的步伐。
    二、对电子文件的归档管理
    1．集中统一管理归档电子文件
    按照档案集中统一管理的原则，归档电子文件从一开始就应当明确由档案部门统一管理。其理由是，归档电子文件管理虽然具有很强的技术性，但更具有一般档案管理的共性。搞好这项管理首先不是技术问题，而是方法问题。由档案部门统一管理有以下优越性：一是有利于从档案专业的视角出发，对本单位各类归档电子文件的管理进行统筹规划，并将其纳入规范化、专业化的轨道；二是有利于对电子文件的档案价值进行准确鉴别，统一进行档案电子文件的收集、存储、保管、保护，确保归档电子文件的安全；三是有利于对归档电子文件的科学整理，建立归档电子文件之间，以及归档电子文件和其它载体之间的自然联系，进行统一规范的著录标引，以利于档案的系统化查找利用。
    2．全面划定归档电子文件的归档范围
    由于电子文件格式的多样性、形成的复杂性和内容的广泛性，正确全面的划定文件的归档范围，是当前确保归档电子文件完整齐全的关键。我们可以从以下几方面划定归档范围：
    ①按文件类型分，包括字(表)处理文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据库文件及计算机程序类文件八大类。
    ②按文件的功能分，包括主文件和工具类、辅助类文件。
    ③按文件的形成过程分，包括草稿类、定稿类文件，定稿还可能有若干版本，当前主要是将最后的定稿文件和重要的修改版本归档。
    3．把好归档电子文件的质量检验关
    针对电子文件的性质，在电子文件归档时要明确把好以下三关：①入口关，即在档案部门接收电子文件时要检验每个文件能否被正常读取、打开和运行；有无被感染计算机病毒；内容是否完整，归档的电子文件和纸介文件内容是否一致等。②利用关，即在平时提供利用时，一旦发现有文件损坏或感染病毒，立即要对该载体内存储的所有文件进行检验，并采取措施修复被损坏的文件。③定期检查关，即对归档后的电子文件建立定期检验的制度。数据类电子文件检验能否被