提高工程项目竣工档案管理质量的措施-项目管理

提高工程项目竣工档案管理质量的措施

徐滟

摘要：本文从近几年公司建设项目归档的竣工档案质量现状着手,分析影响竣工档案质量的原因,借鉴现代管理学和全面质量管理学的原理和方法,在进行可行性研究的基础上,以建设项目的“前端、过程、后期”3大环节为切入点,采取一系列质量控制的有效管理创新模式,对项目档案管理进行高效率地组织、指导和控制,实现对项目竣工档案质量的全过程动态管理和优化的设想。

1 存在的质量问题

1.1 编制不规范

从公司目前馆藏的竣工档案来看,各施工单位都是按习惯自行制作表格,存在各种重要的施工、监理表格及施工记录随意套用,一个项目的表式内容和格式不一致;施工技术文件的表式混乱、随意性大,造成隐蔽工程的验收记录、质量保证资料、施工质量评定资料填写不完整,要么缺少设计单位签字,要么缺少监理单位签字,还有的有签字无结论或结论表述不规范、数据更改方式随意等。档案质保资料与施工进度不同步,项目质量记录不齐全,使档案缺乏严肃性、规范统一性。

1.2 内容不真实

近年来从公司技术人员对档案利用反馈的信息中发现,部分施工单位编制的竣工档案检测数据与实际不符,存在误差,有伪造试验和检测数据的现象;甚至同一单元的资料前后矛盾,原材料的出厂合格证、检验报告日期晚于复检日期,重要技术数据有意涂改;大部分竣工图编制不符合规范,工程变更的依据存在图、文分离,有的竣工图与实物不符,没有将设计变更的文件或现场变更、修改的内容全部准确无误地补充到对应的图纸上,或没有准确地说明修改依据的出处,使得标识不统一、变更执行程序不规范,无法保证竣工档案的真实性和准确性。

部分建设项目竣工档案中存在这些问题,大大降低了档案的凭证作用和查考利用价值,使工程质量问题根本无从查起。特别是失实的档案,更给“以档为凭”带来了严重的隐患,给日后的档案利用工作带来导向性的错误。

2 问题的原因分析

2.1 档案意识薄弱,认识不足

许多项目参建单位的档案意识比较薄弱,对建设项目档案管理工作缺乏足够的认识,特别是在施工阶段,由于施工任务重,往往只重视项目的进度、质量、安全、资金等具体工作,而不注意施工原始资料的积累,等到工程完工办理竣工验收时,为了应付交差靠回忆来突击补充档案资料,草草对付竣工验收,结果一些该归档的原始依据常常被忽略而没有归档,一些当时可以留下的资料因时过境迁时间长久而无法弥补,造成竣工档案编制失真。

2.2 管理体系不完善,缺乏约束机制

目前,公司档案部门虽然制定了《建设项目档案管理制度》,但在执行力度上存在“软”的现象,缺乏有效控制竣工档案质量的约束机制,在项目部既没有建立有效的以项目部为主导、以监理单位为核心、以施工单位为主体的档案管理体系,也没有按工程进度的每个环节同步检查施工文件的进度,加之各部门之间又缺乏沟通与配合,使文件材料的运行和管理渠道不畅通,造成档案管理工作出现脱节和滞后,导致竣工档案的准确性和真实性难以得到保证。

3 提高建设项目竣工档案质量的对策

在工作实践中,我们体会到档案管理工作要由被动变主动、由后进变先进,就必须对多年来习惯沿用的建设项目档案的管理模式加以改进,针对项目档案管理的要害问题有的放矢,找准最佳切入点和结合点,对建设项目竣工档案的“前端、过程、后期”3大环节进行全程控制,真正确保每一份文件资料的内容符合实际,信息数据真实、准确,记录格式标准、统一,载体和记录方法安全、持久、可靠,使竣工档案真正成为工程建设的真实反映,详实地记录工程实施中每一个环节的实际状况,并充分发挥其应有的作用。

3.1 前端控制

前端控制是对整个竣工档案管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学规划,梳理归档流程,加强协同管理,把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的功能尽可能在该阶段实现。

3.1.1 纳入工程合同管理

要善于应用公司招标的有利条件,将建设工程档案的质量控制管理纳入合同管理,在项目的招投标和合同签定时,设立单独条款,将归档文件的整编责任、内容、深度、特殊要求、原件的移交时间及违约责任等加以明确,在大小项目结算时公司的档案部门要参与合同付款审批的会签,取得档案工作的主动权和法律保障,这样才能有效地约束参建各方的档案管理。主动运用法律手段来实施档案的前端控制,这是档案前端控制最理想化的目标。

3.1.2 用记录控制的方法提高归档质量

要使建设项目竣工档案的编制工作与工程建设同步并有计划、有步骤、高标准、全方位地进行,项目部各职能部门以及专职档案人员必须以国标、行标、企标为依据,结合建设项目的特点,从项目建设一开始就对竣工档案的内容、格式、载体材料、记录方式等进行周密地设计,统一建立项目的各类表式,明确填写要求;同时对施工单位、监理单位所用的各项原始记录表格(如各项检查、检测、试验、评定表等)应该收集哪些具体有价值的参数、数据作统一的要求,在填写时必须严格按照项目部下发的各种表格填写,特别是各种施工用表的排序,应一目了然。通过引入记录控制保证体系理念编制科学、合理、规范和操作性强的建设项目记录表式,提高项目档案的归档质量,实现竣工档案编制和表格格式内容的标准化和规范化。

3.1.3 建立健全档案管理制度体系

(1)建立完善的组织机制,主要包括分管领导、档案人员、档案管理网络及其职责分解、活动规则等机制的建立和完善,形成自上而下的、多层次的项目档案管理网络,对其实施统一领导、统一管理、统一培训和业务指导、统一专业标准规范、统一明确在各阶段和各环节的职责和工作任务,全面掌握竣工档案的归属与流向,实时梳理各个环节,为实现从源头上控制项目档案管理质量目标而提供组织和人员上的保证,搭建一个强有力的平台。

(2)将项目档案的管理机制和项目的整体管理机制有机地结合起来,把档案管理触角渗透到工程管理的全过程,落实在项目实施的全阶段,完善和规范项目档案的工作程序,保证竣工档案的编制工作与工程建设的“三同步”(即技术交底时同步布置竣工档案的编制任务,检查工程进度与工程质量时同步检查竣工档案编制进度与质量,工程初验时同步检查竣工档案编制工作),真正实现建设项目档案工作与工程建设同步布置、同步检查和同步验收。

3.2 过程控制

过程控制是将竣工档案的质量控制纳入到完善的全过程管理的工作程序。

3.2.1 全程指导

项目部专职档案人员在过程控制中应从项目文件开始积累时就积极事先介入,进入阶段性控制,有针对性地做好各个阶段的监督指导工作,提供深入细致的全面覆盖和全程跟踪的指导服务。这样,可从档案数量的完整性、形式的规范性和归档的及时性来进行全程质量控制管理,避免有价值的档案资料流失与损毁,使竣工档案从形成、积累到归档、移交始终都处于受控状态。

3.2.2 过程检查

项目部档案人员应主动了解工程进度,会同监理等有关人员按项目节点分阶段检查施工单位在重点和关键环节形成的质检资料、现场记录、施工大事记,特别是对隐蔽工程记录等档案材料的收集情况,发现档案管理的隐患要及时向施工单位档案人员和主管领导提出并督促协调解决。

3.2.3 实时监控

由于监理单位能够参与项目建设的全过程,监理人员可以根据项目档案规范和要求及时对施工单位的隐蔽记录及复试、测量数据等业内资料进行检查、复试和审核,确认施工质量是否符合图纸和技术规范,业内资料上反映的内容与实际情况是否一致,是否真实和可靠。因此,要切实加强监理单位对竣工档案的实时监督并将审查职责落到实处,抓好竣工档案全程管理监控的关键,才能确保竣工档案所表述的内容及所附的依据、数据、结果、结论意见、竣工图纸真实准确。

3.3 后期控制

后期控制是将竣工档案的审核、检查、验收作为工程验收的重要组成部分,严格把关。

3.3.1 核查验收控制

项目档案核查是控制项目档案管理质量的又一重要环节。在申请档案专项验收前,组织档案、设计、施工、监理部门及项目负责人、工程管理人员、工程技术负责人等对项目竣工档案的质量从不同层面、不同角度进行复审和会审等自检自查工作,作为正式验收前的预验收和交工验收。监理单位负责对竣工档案真实性和准确性的检查,由施工单位配合;项目部各职能管理部门负责对项目前期文件、竣工验收文件的完整性、准确性以及整个项目系统性的检查,由设计等单位配合,提出需要补充或整改的意见,限期进行整改,并填报整改反馈意见表,实行档案预验收整改消项制度,直到发现的所有问题整改完毕为止。最后经多方联合签署竣工档案验收证书和移交会签单,在档案部门同意接收该项目所有竣工档案后,施工单位和监理单位才能得到相应部分的合同款。这样,才能把好建设项目竣工档案质量后期控制的关键关口。

3.3.2 反馈控制

所谓反馈控制是以归档的项目档案实际质量为依据,对建档、归档工作进行调整的工作。项目竣工档案经过前端控制、过程控制后,其质量可以得到基本保证,但检查和评价前端控制、过程控制的成效以及做到有的放矢地指导前端控制和过程控制工作还必须通过反馈控制环节来实现。第一个途径是从档案利用中发现问题,例如竣工档案中数据的准确性以及竣工图的真实性,往往通过利用后才能确认;第二个途径是通过抽查案卷及时发现问题,分析原因,明确改进方向,采取积极有效的措施预防并解决问题,从而使竣工档案质量的整体水平得到提高。

4 结语

综上所述,提高建设项目竣工档案的质量是一项全方位通力协作、全过程环环紧扣的系统工程,必须采取清晰、有效的管理框架和运行顺畅的工作机制,将一系列的控制措施和制约手段规范有序,形成首尾相接、互为因果、全程控制的记录体系。通过前端控制从源头上控制档案的质量为根本;通过过程控制,对竣工档案进行查漏补缺、去伪存真,把好质量关;通过后期控制发现并及时纠正前端控制和过程控制过程中的失误和偏差,使之趋于完善。用创新的手段优化档案管理,用发展的思路提升管理水平,这一管理模式实现了旨在将建设项目竣工档案质量管理工作渗透于项目建设的每个阶段、每道程序、每个工作环节之中,把可能造成竣工档案质量问题的直接和间接因素加以控制和消除,使竣工档案成为项目竣工验收和工程质量评价的重要依据,为装置的安全、长周期运行打下良好的基础,为以后的维护管理和技改提供详实、准确的资料。

参考文献

[1]欧阳旭明.蔡宜军．重大建设项目档案工作全过程管理【J】.中国档案，2007(2)

[2]伏俊萍．浅谈城建档案管理与利用【J】.工程与建设2007，21(5)