浅谈工程建设监理计算机信息档案管理论文

发布时间：2022-10-05 21:44 热度：

葛薇 王景元
摘要：随着我国经济的持续快速发展，众多新建、扩建、改建的基础设施及技术改造项目推行工程建设监理制度。随着制度的不断深化，工程建设监理档案逐渐形成，工程建设监理档案不但反应了工程建设过程中对工程监理的真实面貌，同时又为以后的工程管理提供历史记录和依据，成为工程建设档案管理的重要组成部分。
关键词：监理档案 档案管理

工程建设监理档案的管理主要包括档案资料的收集、整理和归档。
一、工程建设监理档案的收集
根据《建设工程监理规范》GB50319-2000规定：“项目监理机构应参加由建设单位组织的竣工验收，并提供相关监理资料” 。按照建设监理管理的基本职能、主要任务和监理的主要内容，工程建设档案应收集的范围有：
监理类文件，分四个方面包括：合同文件；进度控制；质量控制；综合管理。合同文件包括施工合同文件及建设工程监理合同（施工招标书和投标书、总包和分包单位施工合同及补充协议、建设工程监理合同）；勘察设计文件（施工图纸及图纸、设计变更单、设计交底和图纸会审纪要、施工验槽记录）；监理规划、细则（监理规划、监理实施细则、监理旁站专项方案）；施工组织设计；工程监理单位企业及人员资料（资质、营业执照，总监理工程师国家注册证书，专业监理工程师岗位资格证书，安全证书，总监、总代授权书，专业监理工程师任命书、监理人员一览表、监理企业安全管理制度）。进度控制内容包括进度计划监控资料（工程总进度计划及工程节点进度计划、施工进度计划报审）。质量控制内容包括工程材料/构配件/设备的质量证明文件（材料/构配件/设备出厂合格证、质量证明文件及备案证、复试报告、检验证明、抽样检验证明）；隐蔽工程验收资料；监理旁站记录资料（工程项目的关键部位、关键工序的监理旁站记录）、专项施工方案。综合管理内容包括监理日记、监理月报、监理会议纪要、来往函件、工程竣工总结等。
监理报表类，主要包括：施工组织设计（方案）报审表、施工单位资质报审、工程项目管理体系报审、施工单位申请书、监理工程师通知书、工程竣工验收报审表、工程开工/复工报审表、工程暂停令、施工测量放线报验表、材料/构配件/设备报验表、工程报验表（分部、单位工程，隐蔽中间验收，安全和功能检验、设备运转调试）、分包单位资格报审表。
工程证明材料，主要包括：开工报告、施工许可证、工程质量评估报告（监理单位填报）、设计文件质量检查报告（设计填报）、勘察文件质量检查报告（勘察填报）、地基与基础工程验收报告（施工单位填报）、主体工程验收报告（施工单位填报）、工程竣工报告（施工单位填报）、工程竣工验收报告（建设单位填报）、房屋建筑工程质量保修书、监理业务手册。
声像、机读文件类包括：工程建设监理活动中形成的照片、影像资料及计算机软盘、光盘等。
工程建设监理档案的收集主要涵盖两个方面，一是工程项目总监理工程师按照有关规定和项目监理档案应收集的范围、内容，积极组织监理资料的收集工作，并负责审核其真实性和完整性，向档案部门提交。二是档案部门积极协助工程项目总监理工程师开展工作，按照收集的内容和工程项目建设的时间安排，积极、主动地做好收集工作。因此，工程建设监理档案收集的这两个方面是相辅相成的，有机结合的。只有这样，才能把工程建设监理档案的收集工作落实到实处。
二、工程建设监理档案的整理
工程建设监理档案的整理、立卷应遵循工程项目档案的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于保管利用。整理监理档案时，对涉及到某个工程项目的档案应归入项目工程竣工档案内；涉及到监理档案一般应单独组卷。
在工程监理工作中产生的计算机软盘、光盘等机读文件应按电子档案单独进行组卷。有关监理工程中的照片、影像等应按照声像档案进行整理组卷并附有关的文字说明。对整个工程项目的竣工档案应统一编号、排序、编目，以反映工程建设监理档案的真实面貌，便于日后检索和提供利用。
三、工程建设监理档案的归档
工程建设监理档案是整个工程建设项目档案的一个重要组成部分，它与建设项目单位业主档案、设计档案、工程施工档案有着密切关系，他们之间存在相互交叉部分，各自的内容互相印证、相互关联、互为补充，由建筑、设计、施工、监理单位形成的全部档案之和构成了一套完整的工程项目档案。因此，工程建设监理档案立卷归档的职责必须由建设、施工、监理三方承担，并各负其责。
监理单位向建设单位提交的质检表及各类报表应由建设单位负责填报、收集、整理、归档。
在建设工程项目施工中，建设单位，施工单位向监理单位在提交的各类报表、管理文件及监理单位自身产生的有关监理方面的文件应由监理单位负责收集、整理、待建设监理业务完成后，工程监理单位应将监理档案按规定向城建档案馆移交归档。
无论是工程项目的建设单位、施工单位或监理单位，在向档案部门提交工程建设项目监理归档文件时，归档文件的内容及其深度必须符合国家及行业有关建设监理等方面的技术规范、标准和规程，必须保证归档文件的真实性、完整性、准确性和系统性，与工程实际相符合，能够反映工程项目建设活动的全过程。
工程项目总监理工程师必须按照有关要求对归档文件的完整性、准确性和系统性的情况以及案卷质量进行审查，并在归档资料清单上签字后向档案部门移交。归档文件在满足建设单位归档份数要求的前提下，应提交一套文件资料原件在档案部门存档。
档案部门在接收工程项目监理单位提交的有关工程监理档案资料时，必须依照有关规定验收：工程档案是否齐全、完整、准确；工程监理档案的内容是否真实、准确反映了工程监理活动和工作实际情况；工程监理档案的整理立卷是否符合有关规定；有关单位或负责人是否签字（盖章），手续是否完备等等。